Wij hebben een poll gedaan voor interessante onderwerpen voor informatieve blogs. Digitalisering van het zorgproces en informatiebeveiliging kwamen onder andere op de lijst voor. Absoluut onderwerpen van dit moment. Wij willen hier graag op in haken!

Op dit moment spelen de meeste dossiers rondom ICT bij onze consultants. Noodgedwongen, door Covid-19, is de digitalisering in een stroomversnelling gekomen. Het wordt aangepakt bij zorgorganisaties maar het heeft vaak een grote impact op het werkproces en medewerkers. Het kost hierdoor veel tijd en energie voor het implementeren van een nieuwe oplossing. ICT voor een niet ICT’er is vaak onduidelijk. Veel afkortingen en technische jargon maken het vaag. Waar moet ik op letten? Welke vragen zijn belangrijk om te stellen? Wat moet ik niet vergeten? Wij geven een korte leidraad.

Om mee te beginnen is het belangrijkste uitgangspunt: elkaar begrijpen. Ga in gesprek met de leverancier maar ook de interne inhoudsdeskundige. Begrijp elkaar in simpele taal, dit maakt het ook makkelijker uitleggen intern wat er te gebeuren staat.

• Uptime: vraag om een duidelijke uptime berekening. Let op bij de beschrijving van uptime of er gesproken wordt over een jaar, kwartaal of maand. Veelal is een uptime terug te zien van 99,5 % tot 99,8%. Onze voorkeur heeft om dit per maand af te spreken, met name de pakketten die direct impact hebben op het primaire proces.
• Onderhoud: vraag wanneer de onderhouds-windows gepland zijn en ook om een jaarplanning. Dit geeft inzicht en dan weet de organisatie waar ze aan toe zijn. In het verlengde hiervan is het goed om te vragen naar een classificatie van het onderhoud, denk hierbij aan correctief of preventief onderhoud.
• Support: voor de support wil je vooral weten wanneer de leverancier bereikbaar is, welke responstijden ze hebben en hoe het wordt geregistreerd. Is er bijvoorbeeld een incidentregistratie inzichtelijk? Hoe snel wordt gereageerd bij een urgente vraag?
• Communicatie: het opnemen van een communicatiematrix is wenselijk, zodat iedereen weet wie waarvoor gebeld kan worden. Het is daarnaast ook goed om te weten of documenten in het Engels of Nederlands worden geleverd. Is de helpdesk Nederlandstalig of Engelstalig?
• Rapportages en procedures: duidelijke procedurebeschrijvingen vooraf dragen bij aan het managen van verwachtingen. Als A gebeurt dan wordt het volgende in werking gezet. Hoe worden de rapportages aangereikt en met welke inhoud? Dit kan uiteraard worden afgestemd naar wens van de organisatie.
• Back up: hoevaak wordt een backup gedaan? En waar staan de servers, in de EU of Nederland? Dit is goed om te weten, zodat de organisatie niet in de knoop komt met gegevensbescherming.
• Veiligheid: aan welke normen voldoet de leverancier? Denk hierbij aan de ISO27001 voor informatiebeveiliging.

Dit zijn een aantal punten die goed zijn om vooraf afspraken over vast te leggen. Het zijn uitgangspunten die naast de zorginhoudelijke onderwerpen kenbaar gemaakt moeten worden.

Vragen? Mail naar info@burozp.nl en wij zorgen dat een van de consultants contact opneemt. Meer informatie over interessante onderwerpen, zoals leveranciersbeoordelingen? Bekijk onze andere blogs en blijf ons volgen!