De zorg verandert sneller dan ooit, maar de visie op- en inzet van inkoop is vaak nog traditioneel ingericht. Externe inkopers worden op korte termijn ingezet om eenmalig een contract op te stellen met een leverancier. Nadat de handtekening is gezet, gaat de inkoper weg en blijft het contract jaren onveranderd; met een niet-passende dienstverlening als gevolg. Langetermijnrelaties met inkopers die zich breed ontwikkelen en de zorg begrijpen, zijn een must. Tijd voor een inhaalslag op de visie op inkoop in de zorg.
Evolutie in de zorg met gevolgen voor inkoop
Zorginstellingen evolueerden in de laatste jaren van gecentraliseerde bolwerken naar kleinschalige organisaties. Verzorgers en cliënten krijgen steeds meer inspraak in de bedrijfsvoering en hebben een grotere invloed op beslissingen over inkoop van diensten en producten. De organisatie krijgt in alle lagen meer verantwoordelijkheid en er wordt ook verwacht dat deze verantwoordelijkheid wordt genomen.
Deze autonomie van de kleinschalig georganiseerde zorginstelling heeft ook invloed op de rol van de ondersteuning vanuit inkoop. Het vastleggen van afspraken verschuift van statisch, met eenmalige contracten, naar dynamisch met een visie op samenwerking voor de lange termijn. De intensievere communicatie tussen de zorgorganisatie en de leverancier zorgt voor een meer flexibele en passende samenwerking. Zo verandert de leverancier mee met de strategische doelstellingen van de zorginstelling en krijgt de instelling meer grip op de producten en diensten die vanuit de instelling worden ingekocht.
Van statische deals naar betrokkenheid en samenwerking
Bij het vastleggen van afspraken in de zorg zie je regelmatig dat er een contract wordt afgesloten met een leverancier en dat dit contract onveranderd blijft. Ook ontbreekt vaak tussentijdse communicatie met de gecontracteerde leverancier. Bij onvrede of tekort wordt er soms zelfs ad hoc een nieuwe leverancier ingeschakeld. Dit proces kost veel tijd en geld, en brengt veel ergernissen met zich mee. Echter kunnen deze problemen makkelijk worden voorkomen door eerder in gesprek te gaan met de leverancier, of idealiter; door doorlopend contact te houden met de leverancier.
Voor een (kosten)effectieve en passende samenwerking is constant communiceren en aanscherpen van deals en contracten met leveranciers noodzakelijk. Betrokkenheid van alle partijen is hierbij essentieel. De dossierverantwoordelijke van de zorginstelling voert hierbij de regie over de contracten en de leveranciers voor zijn of haar discipline. Hij/ zij monitort of de dienstverlening nog passend is voor wat binnen de zorgorganisatie nodig is.
De dossierverantwoordelijke: een strateeg die het gesprek aangaat
Aan de hand van veranderingen in de zorginstelling, informatie van collega’s en vragen van cliënten krijgt de dossierverantwoordelijke inzicht in de producten en diensten die nodig zijn. Door de langetermijnrelatie met de inkoper is deze betrokken bij alle dossiers die in het inkoopproces passeren en kunnen er verbanden worden gelegd tussen de diverse disciplines binnen de zorginstelling. Deze informatie, gecombineerd met de visie en strategie van de instelling en de ontwikkelingen in de markt, maakt het mogelijk om de juiste route te bepalen. De dossierverantwoordelijke en de inkoper bespreken de juiste route op strategisch niveau en beantwoorden vragen als: doen we het zelf, gaan we samenwerken of zoeken we een (nieuwe) leverancier/partner?
De dossierverantwoordelijke heeft een open vizier en is niet bang om het gesprek met collega’s aan te gaan en binnen het inkoopproces te zoeken naar de beste oplossingen voor de zorgorganisatie. De dossierverantwoordelijke bewaakt de strategie en bijbehorende doelstellingen van de zorgorganisatie en kan deze vertalen naar de behoeftes van de collega’s en cliënten. In combinatie met de aanwezige marktkennis, kennis van de zorgorganisatie en grondige kennis van de inkoopprocessen, vormen de inkoper en dossierverantwoordelijke een gouden duo. Zo kan het inkoopproces voor de zorg even snel veranderen als de zorgwereld en zelfs voorop gaan lopen.
Samen alles onder controle
Buro ZP gelooft in langetermijnsamenwerkingen met dossierverantwoordelijken en leveranciers. Samen maken we de juiste keuzes aan de voorkant én houden we alles onder controle. Ook ondersteunen we graag de dossierverantwoordelijken met advies over marktontwikkelingen, strategieën en besluitneming in het proces. Vragen? Neem contact met ons op!