Tijdens het opstellen van de inkoopkalender voor 2022, kwam de wens van SDW naar boven: Modernisering op het gebied van telefonie! Telefonie is een belangrijk component in de bedrijfsvoering van SDW. De locaties zijn telefonisch te bereiken en op meerdere locaties is de zorgcommunicatie/Domotica afhankelijk van het telefonie platform. Daarnaast wordt telefonie ingezet op kantoor voor onder andere de servicedesk en de onderlinge communicatie tussen collega’s.
Hoe kwam deze wens boven tafel?
De huidige contracten met de leveranciers liepen af, zo moest er gekeken worden naar wat de vervolgstappen zouden zijn. Zou een verlenging van het huidige contract een bijdrage hebben aan de door SDW gestelde doelen, of dient er een nieuw traject opgestart te worden. Na een verdiepingsslag te hebben gemaakt met de projectgroep en de doelstelling te hebben geformuleerd, is er besloten om een nieuwe uitvraag op te stellen. Het doel: Modernisering van de telefonieomgeving wat ondersteunend is aan het ‘Anders werken beleid (Hybride werken)’ en wat eenvoudig te beheren is vanuit de Cloud.
Hoe hebben we dit traject aangepakt?
- We starten met de inventarisatiefase: We krijgen een melding in het contractmanagementsysteem over het aflopen van het contract van de huidige leverancier. Vervolgens nemen wij contact op met de eind-/dossierverantwoordelijke en gaan we het gesprek aan, om te bespreken wat we met het aflopende contract gaan doen.
- Strategiefase: Afstemming met de opdrachtgever over de te volgen strategie. De strategie was om een open uitvraag te doen, waarbij de leverancier voor hen het meest toepasselijke advies kunnen uitbrengen.
- De volgende stap is de uitvraagfase: Op basis van de gekozen strategie en de functionele eisen/wensen is er een Programma van eisen opgesteld. Het PVE wordt meegestuurd in de uitvraagfase naar de geselecteerde leveranciers.
- De beoordelingsfase: De ontvangen offertes worden beoordeeld aan de hand van een aantal beoordelingscriteria en een viertal leveranciers worden uitgenodigd om hun advies toe te komen lichten, door middel van een presentatie. Na deze presentaties te hebben beoordeeld met het projectteam, konden wij concluderen welk advies het beste aansloot bij de doelstelling.
- Tot slot de onderhandelingsfase en de contractfase: De leverancier uitgekozen met het beste advies. Er zijn verschillende gesprekken gevoerd om nog te onderhandelen op bepaalde vlakken, met als resultaat: een besparing voor SDW, een goed aanbod voor de leverancier en een tevreden consultant van Buro ZP!
Implementatie gaat van start!
De leverancier is op het moment bezig met de implementatie van het project. In samenwerking met de medewerkers van SDW Zorg. De planning is dat de volledige implementatie eind dit jaar afgerond is en de nieuwe omgeving bruikbaar is.