Personeel vinden in de zorg is al jaren lastig zat. In 2020 bij de eerste Coronagolf was het voor iedereen onbekend en alle hens aan dek. Extra uren draaien, besmet verplegen en veel zieken maakte de situatie nog moeizamer. Er is veel gebruik gemaakt van uitzendbureaus of bemiddelingsbureaus met de prioriteit zoveel mogelijk diensten vullen. Het gevolg hiervan is een wildgroei aan bureaus en inzet van personeel niet in loondienst (PNIL).
In de basis hebben veel organisaties een centraal punt waar de diensten worden uitgezet, zoals een planbureau. Dit zorgt voor overzicht en structuur voor het inplannen van diensten. Ten tijde van de eerste golf is bij veel organisaties dit deels los gelaten. Er ontstond een meer decentrale aanpak waardoor het overzicht compleet verloren is gegaan. Een logisch gevolg in een onbekende situatie. Er zijn organisaties die meer dan 30 verschillende bureaus binnen huis hadden!
Een centraal planbureau is een mooi uitgangspunt voor een organisatie. De managers hebben een centraal punt voor vragen. Er is overzicht binnen de organisatie voor het inplannen van de diensten, dit ontlast de managers en/of afdelingen. Het planbureau ontfermt zich over de inzet van de eigen flexmedewerkers en inzet van personeel niet in loondienst.
In 2021 zijn veel consultants van Buro ZP bezig geweest met het dossier PNIL. Een aantal signalen die wij hebben gekregen:
- Groot aantal bureaus
- Continu verschillende gezichten op de afdeling
- Geen overzicht over de totale inzet
- Kwaliteitseisen worden niet genoeg bewaakt
- Decentraal inplannen van de diensten
- Heel veel ad hoc diensten die veel tijd vragen
Er zijn een aantal stappen die wij doorlopen bij het aangaan van dit traject.
- Huidige situatie in beeld brengen: Een aantal vragen die wij graag beantwoord zien zijn: Welke bureaus zijn er? Wat is de totale inzet geweest? Hoe is het proces plannen geregeld? Wij zorgen zo voor een duidelijk beeld en startpunt. Dit is alleen mogelijk als de juiste personen zijn aangehaakt bij het proces, zoals de manager planbureau, recruiter en planners. De exacte invulling verschilt per organisatie, de gemene deler is dat alle betrokkenen vitaal zijn voor een succesvolle uitvoering van het traject.
- Wensen en/of eisen vaststellen: Denk hierbij aan kwaliteitseisen van het personeel maar ook zeker voor de bureaus. Het kan ook zijn dat de organisatie onderscheid wil maken in soorten diensten om het ad hoc karakter terug te dringen. Het is goed om deze aandachtspunten in beeld te hebben.
- Gewenste situatie: Na alle input verzameld te hebben zal er gewerkt worden aan de gewenste situatie. Dit is een ‘work in progress’ en niet iets wat over een nacht ijs zal gaan. Een uitgangspunt kan het terugdringen van het grote aantal bureaus zijn. Uit ervaring weten wij dat dit noodzakelijk is. Een keuze maken voor hofleveranciers binnen de organisatie zorgt voor een betere onderlinge samenwerking en meer overzicht. Het vergt menige afstemming tussen organisatie en bureau om elkaar te blijven vinden. Er zullen hier afspraken over worden gemaakt voor de langere termijn.
- Vastlegging: De gemaakte afspraken, prijzen en KPI’s dienen goed vastgelegd te worden in overeenkomsten. Het is zo voor iedereen duidelijk wat er is afgesproken.
Het uitgangspunt is een centraal planbureau die externe partners heeft voor de inzet van personeel. Er is eenduidigheid intern en er is overzicht over de inzet. Het zorgt voor grip op het gehele proces en uiteindelijk betere kwaliteit.
Voor de consultants van ZP is een traject nooit helemaal hetzelfde omdat het belangrijk is dat wij aansluiten op de organisatie. Elke organisatie is anders maar de gewenste uitkomst is vaak hetzelfde. Het is mooi om samen met de organisatie dit traject tot een goed einde te brengen omdat een grote (positieve) impact heeft.
Herkenbare situatie voor de inzet van personeel niet in loondienst? Neem contact met ons op via info@burozp.nl. Wilt u meer van dit soort berichten lezen? Volg ons via Linkedin of meld je aan voor de nieuwsbrief.