Offertetraject Wassen

Bij één van onze klanten is onlangs het inkooptraject Wassen afgerond. Graag delen wij met u dit succesverhaal ter inspiratie voor uw eigen zorgorganisatie.
Onder het dossier Wassen wordt het wassen van platgoed en persoonsgebonden wasgoed verstaan. De zorginstelling, gespecialiseerd in ouderenzorg en revalidatiezorg, draagt de kosten van het platgoed voor zijn rekening, doordat deze zorginstelling niet meer werkt met een plafondbedrag voor het persoonsgebonden wasgoed zijn de meeste kosten, met uitzondering van medisch wasgoed, voor rekening van de bewoner.

Aanleiding voor het inkooptraject

Het inkooptraject had meerdere aanleidingen. Ten eerste verliep de overeenkomst met de huidige leverancier, daarnaast was de zorgorganisatie ook zoekende naar een gewenste inrichting van dit dossier. De afgelopen jaren waren de kosten, voornamelijk door alle ontwikkelingen op de markt, flink toegenomen. Dit zorgde ervoor dat het dossier aandacht behoefde. Maar naast de kosten waren er ook meerdere uitdagingen bij zoekgeraakte was, het tellen en bestellen van het platgoed en regelmatig werd er persoonsgebonden was op naam van de zorginstelling geboekt.

Het inkooptraject zelf

Bij de start van het inkooptraject is er samen met de eindverantwoordelijke en dossierverantwoordelijke gekeken naar wie er betrokken moest worden bij dit traject. Dit bleken de zorg en de cliëntenraad te zijn. Ook hebben we in de regio contact gezocht met andere zorgorganisaties. Een andere zorgorganisatie ging namelijk ook een inkooptraject met wassen starten. Zij liepen alleen net wat voor op de planning, maar in de aanloopfase naar het traject toe is het altijd fijn om ervaringen met elkaar uit te wisselen. Juist als je goed wil kijken naar het proces.
Met de betrokkenen hebben we een offerteaanvraag opgesteld voor drie leveranciers. Eén leverancier die landelijk opereert, één regionale leverancier en nog een andere leverancier die wat verder weg lag in de regio. Na het versturen van de offerteaanvraag hebben de leveranciers ruimte gekregen om vragen te stellen, langs te komen voor een schouwing en konden ze hun offerte middels een presentatie toelichten.
Tijdens de toelichting van de offertes werd duidelijk dat de leverancier, die wat verder weg lag, afviel. Deze leverancier had niet de scherpste aanbieding en kon geen oplossing bieden voor onze uitdaging op het gebied van tellen en bestellen. Daarnaast was het voor de duurzaamheidseisen ook niet wenselijk om voor een wasserij te kiezen waarvan de vrachtwagens vrij ver moesten rijden.
Er bleven twee leveranciers over. De huidige leverancier die landelijk opereert en een regionale wasserij. Met deze leveranciers zijn er verdiepende gesprekken gepland en ze hebben beiden nog een vernieuwend voorstel kunnen doen.
Na een zorgvuldige afweging, waarbij de cliëntenraad en het bestuur nauw betrokken waren, is er gekozen voor de regionale wasserij.

Resultaat van het inkooptraject

Door de keuzes in het inkooptraject en de aanbieding van de regionale wasserij heeft de zorgorganisatie de volgende voordelen behaald: