De zorgsector is relatiegericht. Hierdoor worden leveranciers al snel gezien als collega’s. Echter kan deze persoonlijke band de kritische dialoog over de juiste oplossing en gewenste performance bemoeilijken. Leveranciers zijn geen collega’s en zouden ook niet zo gezien moeten worden. Idealiter zou een belangrijke leverancier de rol van partner innemen, maar hoe maak je nu van die leverancier een waardevolle partner?
De rol van de leverancier
Een leverancier is in essentie een partij die een product of dienst levert en daarvoor betaald wordt. Wanneer het contract is getekend en de leverancier verder geen feedback krijgt van de zorginstelling, zal deze op dezelfde manier en voor dezelfde prijs blijven leveren. Echter verlangt de zorginstelling dat de leverancier gaandeweg een partnerrol gaat spelen, maar dat proces gaat niet vanzelf.
Begin bij de basis
Welke afspraken zijn er gemaakt; zijn deze eerlijk en passen deze (nog) bij de behoefte, visie en/of strategie van de zorginstelling? Formuleer discussiepunten en wees niet bang om contact op te nemen met de leverancier. Leveranciers zijn uiteindelijk meer gebaat bij tevreden klanten, dan korte termijn sales. Daarom zullen ze in de meeste gevallen het gesprek aangaan. Begin bij de basis, want pas als de basale afspraken helder zijn, kan partnerschap ontstaan.
Leg afspraken en verwachtingen vast
Het is belangrijk dat samen met de leverancier het speelveld wordt gedefinieerd. Geef de leverancier vooral ook een podium om dat speelveld mede te bepalen. Niet enkel basale, contractuele zaken, maar ook verwachtingen van de leverancier jegens de zorginstelling en andersom kunnen beter zwart op wit staan. Zo weten de partijen precies wat ze aan elkaar hebben en is het makkelijker om op een later moment het contact weer op te zoeken.
Wat maakt een leverancier een partner?
Effectief partnerschap vereist gezamenlijke verantwoordelijkheid voor het realiseren van doelen. Er zit een expliciete wederkerigheid in en het impliceert dat je elkaar durft aan te spreken. Een ander belangrijk element is openheid over ieders voordeel bij het realiseren van de doelstellingen. Enerzijds heeft de leverancier een bepaalde omzet nodig voor de continuïteit en groei van zijn bedrijf. Anderzijds heeft de zorginstelling heel andere wensen, zoals efficiëntere processen, zodat er meer tijd beschikbaar is voor de cliënt.
Voorbeelden van effectief partnerschap zie je vaak bij ICT projecten. Stel, je hebt twee jaar geleden je infrastructuur op ICT gebied opnieuw ingericht (denk aan je netwerk, datacentrum en telefooncentrale) met leverancier X en je wil nu nieuwe domotica toepassingen inkopen bij leverancier Y. Als de infrastructuur en de domotica niet op elkaar aansluiten, zorgt dat enkel voor frustratie. In zo’n geval wordt er van leverancier Y verwacht dat hij meedenkt over de juiste keuze en ervoor zorgt dat zijn producten en diensten naadloos aansluiten op de infrastructuur. Past zijn oplossing niet niet bij de infrastructuur, dan is hij daar eerlijk over.
Idealiter denk je al bij de keuze voor leverancier X na over toekomstige domotica wensen, deze spreek je ook uit naar leverancier X, zodat deze oplossingen aandraagt die duurzaam zijn voor de toekomst. Helderheid, inzichtelijkheid en eerlijkheid van de leverancier en de zorginstelling zijn hierbij noodzakelijk.
Samen sta je écht sterker
In het kort kun je zeggen dat partnerschap berust op gezamenlijke verantwoordelijkheid, wederkerigheid en vertrouwen. Leveranciers en zorginstellingen kennen hun rechten en plichten. Ze durven onvrede uit te spreken en zoeken samen naar een oplossing. Dit doen beide partijen op een eerlijke en transparante manier. Zakelijke afspraken, maar ook verwachtingen van elkaar worden goed op papier vastgelegd. Zo verandert de leverancier van louter een leverancier in een waardevolle partner.
Waarom Buro ZP?
Buro ZP heeft een scherpe visie op partnerschap en heeft een sturende rol in het bewerkstelligen van partnerschap tussen zorginstellingen en leveranciers. Heb jij nog vragen over partnerschap, of kunnen we je helpen bij het vinden van geschikte partners? Neem dan contact met ons op!