In onze klantomgevingen horen wij regelmatig dat we leveranciersbeoordelingen “moeten” doen, omdat dit wordt verwacht vanuit de HKZ en of ISO certificering.

Dit voelt (ook bij mij) soms als verplicht nummertje. Ik denk dat wij dit zodanig kunnen organiseren dat dit niet als een “moetje” meer voelt, maar het juiste een toegevoegde waarde biedt in goed contractbeheer.

Het uitgangspunt van een leveranciersbeoordeling is uiteindelijk om “in control” te blijven over het reilen en zeilen van een leverancier en over de interne processen die horen bij die desbetreffende dienst en/- of product die de leverancier levert.

Uiteindelijk adviseren wij vanuit Buro ZP dat wij dossier-oftewel contractverantwoordelijken intern willen aanstellen die deze leveranciersbeoordelingen samen met de diverse betrokken gaan uitvoeren. Uiteraard kunnen ze daar de inkoopadviseur van Buro ZP bij betrekken.

Om dit proces minder als “moeten” te gaan ervaren en meer structuur te bieden, gaan wij via Buro ZP in de toekomst de leveranciersbeoordelingen laten uitvoeren via Survey Monkey. Dit is nog niet geheel uitgerold binnen Buro ZP, maar gaat dit jaar wel plaatsvinden. Het voordeel hiervan is dat:

• Het invullen van de beoordeling sneller en makkelijker gaat t.o.v. het invullen van een ‘Word’ Document. Zo kan je bijvoorbeeld de vragen die over facturatie gaan overslaan, als jij niet verantwoordelijk bent voor deze facturatie.
• Alle uitkomsten van de beoordeling staan in 1 overzicht per zorginstelling. Hierdoor is direct zichtbaar wat bijvoorbeeld het gemiddelde cijfer is van een leverancier en/-of wie de beoordeling niet heeft uitgevoerd. 
• Wij kunnen in de toekomst een gemiddeld cijfer koppelen aan leveranciers voor al onze klanten, wat zeer waardevolle informatie kan zijn.

Na het uitvoeren van deze leveranciersbeoordeling is het van belang dat je deze bespreekt met je leverancier. Echter gezien de drukke agenda, kan je er ook voor kiezen om bij de wat minder impactvolle leveranciers, de beoordeling per mail te versturen mits de beoordeling goed is en weinig verrassingen bevat. Desalniettemin heeft een leverancier toch feedback gekregen en voelt hij of zij zich serieus genomen.

Naast het uitvoeren van leveranciersbeoordelingen is het bij de impactvolle leveranciers juist van belang om in het contract en/-of SLA goed te omschrijven wat de desbetreffende KPI’s zijn en wanneer je deze gaat evalueren. Neem in het contract een strategisch/tactisch/operationeel overleg op en geef aan wat en wanneer je dit wil bespreken en met wie. Vergeet daarbij niet te omschrijven of je voor zo’n overleg een rapportage vooraf verwacht.  Zorg tenslotte ook voor een gespreksverslag van dat overleg door je leverancier.

Dit alles zorgt er sneller voor dat de samenwerking tot een groter succes kan leiden en dat de leverancier mogelijk meer in een rol als partner kan komen.

Slechte leveranciersbeoordelingen willen uiteindelijk ook wel eens ontstaan als er weinig afstemming onderling plaatsvindt en het niet duidelijk is wie de contracteigenaar is.