Koffie voor Warande: besparing op kosten maar niet op smaak!

Warande heeft een fantastisch resultaat geboekt op meerdere locaties voor de ouderenzorg in Zeist, Bilthoven en Houten. Gerdien heeft samen met de collega’s van Warande een project opgepakt voor koffieautomaten en de bijbehorende ingrediënten.

Waarom naar 1 soort koffie?

Op de locaties van Warande zijn er diverse soorten koffie, zowel bonen, poeder, zet en liquid koffie. Ook zijn er diverse leveranciers van koffieautomaten en de bijbehorende ingrediënten (met als gevolg hogere kosten want er zijn geen schaalvoordelen, meer logistiek en hogere servicekosten). Deze ongelijkheid is aanleiding geweest voor een aanbestedingstraject.

Doel: eenduidigheid en kostenbeheersing, deze kunnen hand in hand gaan door slimme keuzes in het centraliseren en standaardiseren van een aantal processen.

De gekozen aanpak

  1. Facilitair adviseur heeft informatie opgehaald over de huidige situatie (afname van ingrediënten, soorten machines, bijbehorende contracten).

  2. Uitvraag is opgesteld door Gerdien en de Facilitair adviseur, met daarin opgenomen de wensen en eisen van de Managers gastvrijheid & Services.

  3. Offertes ontvangen met daarbij een presentatie door de leveranciers. Hierbij aanwezig een afvaardiging van 4 collega’s van Warande en consultant Buro ZP.

Ons viel gelijk op hoe de leverancier met zijn voorstel op de wensen en eisen van de uitvraag inspeelt. Bij één leverancier dacht in hoge mate met Warande mee.

  1. Beoordeling op basis van vooraf gestelde beoordelingscriteria. Hierdoor liep de besluitvorming vlot.

  2. Leverancier gekozen en uit onderhandeld, met als uitkomst een goed contract.

Iedereen blij met het resultaat

Warande heeft nu één leverancier voor alle locaties, Buro ZP heeft centraal daarvoor een raamovereenkomst opgesteld. Decentraal kunnen de collega’s nu gebruik maken van goede koffie en een goed contract.

Er zijn 2 koffiemachines met bonenkoffie geselecteerd. De locatie mag zelf kiezen welke machine ze gaan inzetten. Door een grotere afname van ingrediënten realiseren we een kostenreductie. Daarnaast scherpere tariefstelling voor de machines en de serviceovereenkomst. Tot slot koffie van betere kwaliteit.

Hopelijk genieten ze voortaan extra veel van de koffie!

Meld je hier aan voor de BuroZP nieuwsbrief