In de eerste maand na de jaarwisseling hebben wij een groot aantal indexeringen voorbij zien komen. Nu weten wij van collega’s, die ook aan de andere kant van de tafel hebben gezeten, dat veel leveranciers gewoon indexeren wat ze denken dat nodig is, of er nu contractuele afspraken onder liggen of niet. Zij gokken – al dan niet bewust – dat het niveau van contractbeheer en -management ondermaats is bij hun klant en boeken er vaak nog resultaat mee ook. Dit is iets dat wij als zorginstellingen moeten zien te voorkomen.
In onze nieuwsbrief van eind 2022 hebben wij het al eens eerder gehad over indexeringen, maar toch willen we nog eens onder de aandacht brengen dat het bij indexeringen in basis draait om 4 belangrijke punten: contractafspraken, impact, kostenstructuur en de markt.
- Contractafspraken:
in het contract lees je welke indexering is afgesproken. Vaak is deze gerelateerd een index, pas toegestaan vanaf een bepaalde datum of er is een maximum gesteld aan de indexering. Wees je bewust van de afspraken – en dus je uitgangspositie – als je in gesprek gaat over de indexering.
- Impact:
bereken, of vraag de leverancier om te berekenen, hoeveel impact deze indexatie op de organisatie heeft. Hierdoor weet je beter waar je over praat dan als je het over percentages hebt.
- Kostenstructuur:
vraag een leverancier naar de motivatie van de indexatie. In een goede samenwerking is transparantie belangrijk, vraag de leverancier bijvoorbeeld met welk percentage de loonkosten zijn gestegen. Daaropvolgend wil je graag weten welk gedeelte van de totale kosten voortkomt uit loonkosten.
- Marktkennis:
Op basis van actuele marktkennis kun je zien of er over- of ondercapaciteit in een markt is. Dit helpt je om jouw onderhandelingspositie goed in te schatten.
Waar moet je nu op letten bij het maken van indexeringsafspraken?
Maak contractuele afspraken met de leveranciers waarmee je samen werkt. Begin met een spend analyse – hier kan Buro ZP uiteraard ook mee helpen – en bekijk wat de grootste en belangrijkste leveranciers voor de zijn voor de organisatie. Zorg dat de juiste afspraken op papier komen te staan en vergeet hierbij niet de afspraken rondom de indexeringen vast te leggen:
- Welke index gaat er gehanteerd worden? NZA is gebruikelijk binnen de zorg.
- Vanaf welke datum kan er geïndexeerd worden?
- Is er een maximaal percentage dat gehanteerd gaat worden?
De vervolgstap is dat het contractbeheer binnen de organisatie in orde wordt gemaakt. Zorg dat de contracten gestructureerd opgeslagen worden en dat je de afspraken die erin staan kent en er dus ook op kunt gaan sturen/ managen. Met deze praktische tips ben jij voortaan voorbereid op indexeringen!