Als consultant bij Buro ZP kan je de vraag krijgen: hoe doe je dat toch allemaal? Wat jij in 1 à 2 dagen doet, daar had ik eerst een fulltime inkoper voor in dienst. Als consultant bij Buro ZP werk je namelijk bij meerdere zorginstellingen, afhankelijk van hoeveel uur je werkt en hoe groot de zorginstelling is.
Ik werk zelf 24 uur bij twee grote zorginstellingen daarnaast help ik andere collega’s met verschillende dossiers. Ook helpen collega’s mij dan weer met dossiers bij mijn klanten. Op strategisch en tactisch vlak pakken we alles op, binnen de zorginstelling, op het gebied van inkoop. In totaal hebben we 30 dossiers die variëren van schoonmaak tot eten & drinken tot inhuur van zorgpersoneel tot innovatieve zorghulpmiddelen. Ik heb veel vrijheid in mijn werk en hoe ik mijn werk indeel. Meestal heb ik iedere week 1 focus dag per zorginstelling. Op die dag probeer ik dan zoveel mogelijk de afspraken te plannen voor die zorginstelling. Hier heb ik zelf de regie in. Eén keer in de drie weken hebben we een gezamenlijke kantoordag op vrijdag met alle consultants van Buro ZP. Dit zijn hele waardevolle dagen, waar ik ook vraagstukken kan neerleggen van de zorginstellingen waar ik zit.
Terugkomend op die eerste vraag: Dit is een interessant vraagstuk en nu ik zelf bijna een jaar bij Buro ZP werk, kan ik hier antwoord op geven. Ik ben van mening dat het namelijk niet komt doordat die andere inkoper niet hard genoeg werkte, maar dat het te maken heeft met de methode die Buro ZP implementeert binnen de zorginstellingen en het team van Buro ZP. Als die methode goed geïmplementeerd wordt binnen de organisatie, dan kan ik als consultant het overzicht behouden en alle processen op het gebied van inkoop professionaliseren. Met als grootste voordeel dat we efficiënt en effectief werken met elkaar.
Kortom, we werken slimmer met elkaar, waardoor er meer gedaan kan worden in de tijd die we hebben. Die methode, De driehoek van verantwoordelijkheden en het gebruik van de inkoopkalender zorgen er samen voor dat je als consultant je werk goed kan regisseren en inplannen.
Samen met de verantwoordelijken per dossier en het MT of DT maak je een inkoopkalender voor het volgende jaar. Hierin spreek je van tevoren met elkaar af welke inkooptrajecten er opgepakt gaan worden en in welke volgorde. Daarnaast maken wij een bewuste en weloverwogen keuze welke inkooptrajecten wij bewust (nog) niet oppakken. Dit heeft te maken met wat je als consultant aan kan, maar vooral wat de zorgorganisatie zelf aan kan. Uiteindelijk is er niemand bij gebaat dat er te weinig tijd voor een bepaald traject is. Waardoor het ten koste gaat van de kwaliteit van het traject of van de gezondheid van iemand in de projectgroep. Het begint met strategische en tactische afwegingen aan de voorkant. Als dit niet goed wordt besproken, wordt het als consultant een stuk lastiger om je werk goed uit te kunnen voeren.
Die inkoopkalender is ongeveer voor 80% de planning van je werk als consultant gedurende het gehele jaar. Daarnaast zullen er altijd vraagstukken naar boven komen drijven met hoge urgentie, die tussendoor opgepakt moeten worden. Bij Buro ZP werken we met een digitale tool waarin deze inkoopkalender staat, deze kan je ook gebruiken als uitgangspunt voor je werk. Over het algemeen plan ik iedere twee weken een moment in, om de inkoopkalenders van de zorginstellingen, waar ik werk, door te lopen. Als er vorderingen zijn met een dossier, voeg ik dit toe en houdt het mij scherp om te kijken welke acties er nog uitgevoerd moeten worden op de andere dossiers. Op deze manier zorg je ervoor dat je niet geleefd wordt door het werk wat er op je af komt, maar regisseer je echt je werk zelf. Dit voorkomt veel ad hoc situaties die niet nodig zijn als het overzicht op werk behouden bleef.
Daarnaast werk je niet alleen bij een zorginstelling. Zoals ik eerder al aangaf, help ik regelmatig andere collega’s op dossiers en zij helpen mij ook. Ik kan namelijk niet van alle dossiers evenveel kennis en ervaring hebben. Ik heb zelf bijvoorbeeld veel kennis op het gebied van inhuur van zorgpersoneel en een andere collega heeft bijvoorbeeld weer veel ervaring op het gebied van schoonmaak. Door goed gebruik te maken van eenieder zijn kennis en ervaring kunnen we vaak sneller stappen zetten binnen een dossier, doordat we veel informatie hebben van inkooptrajecten bij zorginstellingen kunnen we ook goed de benchmark uitvoeren.
Dit is een groot verschil met als er een inkoper fulltime bij een zorginstelling werkt. Deze inkoper heeft geen collega’s, die actief zijn bij 30 verschillende zorginstellingen, die kunnen ondersteunen en helpen bij een trajecten en op dossierniveau.
Buro ZP geeft mij dus veel handvatten om mijn werk zo in te richten, dat ik het goed kan uitvoeren binnen de 24 uur die ik werk. Daarnaast is het natuurlijk aan mij als consultant om mijn werk goed te prioriteren. Ook helpt het mij om alles wat ik moet doen gelijk in te plannen. Het behandelen van de mail en het verwerken van gegevens in onze tool plan ik in, maar ook de acties die uit een overleg of mail komen plan ik eigenlijk altijd gelijk in. Hierdoor weet ik ook wat realistisch is en weet ik zeker dat ik niet iets vergeet. Op deze manier kan ik mijn werk met plezier (blijven) doen en kan ik wat ik doe ook goed doen, zodat de zorginstelling zo goed mogelijk geholpen wordt.