Afgelopen vrijdag hebben wij een kennissessie gehad over timemanagement. Volgens de Getting Things Done productiviteitsmethode van David Allen. Hierbij kregen wij een aantal tips over hoe wij ons werk beter kunnen plannen, omdat wij dit zelf als verhelderend hebben ervaren, willen wij ze graag met jullie delen.
Timemanagement is een belangrijk onderdeel van het werken in de zorg, aangezien het beroep vaak gepaard gaat met een hoge werkdruk en veel verantwoordelijkheden. Het is daarom belangrijk om effectief met de beschikbare tijd om te gaan, om zo efficiënt mogelijk te werken. Volgens de principes van David Allen zijn er enkele belangrijke stappen die zorgprofessionals kunnen zetten om hun tijd beter te beheren:
- Verzamelen:
Schrijf alles op wat je moet doen, hoe klein of onbeduidend het ook mag lijken. Dit omvat: taken, verplichtingen, ideeën en alles wat voor jou belangrijk is.
- Verduidelijken:
Bekijk de door jou opgeschreven items en beslis wat er voor elk item nodig is. Kan het binnen twee minuten of minder gedaan worden? Zo ja, doe het dan gelijk. Zo nee, delegeer het aan iemand anders of zet het opzij voor later.
- Organiseren:
Maak een systeem om je taken en verplichtingen in te bewaren en in te organiseren. Dit kan een fysiek archiveringssysteem zijn, een digitaal hulpmiddel of een combinatie van beide.
- Reflecteren:
Bekijk je systeem regelmatig om te zien wat er moet gebeuren en om te identificeren wat er verbeterd kan worden.
- Doen:
Ga aan de slag met de taken en verplichtingen die je als belangrijk hebt geïdentificeerd.
Het volgen van deze stappen helpen je om vrijwel nooit meer iets te vergeten, ook zorgt dit ervoor dat vrijwel nooit meer iets hoeft te onthouden en wellicht is jouw postvak-IN straks ook elke dag leeg…
Maar om dit te bereiken, zul je je eerst goed moeten verdiepen in de GTD-methode. Om je nu een beetje op weg te helpen, delen wij hierbij onze snel starter trucs met je:
- Stel je Mailprogramma goed in.
- Maak een standaard agenda-indeling.
- Maak je Inbox leeg (beslisproces).
- Gebruik 2 takenlijsten: ‘to do’ en ‘wachten op’.
- Plan ‘to do werk’ in je agenda.
Mocht je meer willen weten over onze ervaring of wellicht zelf de kennissessie willen ondergaan, neem dan gerust contact met ons op, dan verwijzen wij je door.