Warande is een klant van Buro ZP met meerdere locaties in de omgeving Houten. Warande is een veelzijdige organisatie voor wonen, zorg en welzijn. Gerdien is onze consultant die Warande mag vertegenwoordigen. Gerdien heeft samen met meerdere dossierverantwoordelijken een project opgepakt voor schoonmaak, medische hulpmiddelen en incontinentiemateriaal.
In de huidige situatie worden de middelen door drie verschillende leveranciers geleverd. Alle middelen worden centraal geleverd en de medewerkers van Warande moeten zelf zoeken naar de eigen bestelling(en). De dozen zijn zwaar en onhandelbaar, wat het lastig maakt om naar de afdeling te brengen. Dit kost veel tijd.
Per week zijn meerdere leveringen door de verschillende leveranciers, ongeveer 3 maal per week. De facturen worden per order verwerkt en in sommige gevallen worden de facturen handmatig verwerkt. Het handmatig verwerken kost ook veel tijd voor de administratie.
Per leverancier zijn losse contractafspraken gemaakt met betrekking tot de kosten. De afspraken zijn gemaakt gebaseerd op volume van afname. Er is door de projectgroep gekeken naar de volgende onderdelen:
- Welke producten worden nu gekocht bij welke leverancier?
- Wat zijn de ervaringen met de leveranciers?
- Wat zijn de wensen van de zorg en/of bestellers?
- Logistieke kosten en bewegingen.
- Facturatieproces.
- Invulling bestelsysteem.
Per onderdeel is onderzocht hoe het proces geoptimaliseerd kan worden binnen Warande. Uiteraard zijn ook de leveranciers hierin betrokken en hebben input geleverd. Er is veel tijd gestoken om tot de meest wenselijke situatie te komen. Warande heeft ervoor gekozen om alles bij 1 leverancier onder te brengen. Er wordt op deze manier op verschillende onderdelen winst behaald:
- Bestelgemak, de verschillende producten kunnen binnen hetzelfde platfrom (OCI-koppeling) besteld worden.
- Geselecteerd assortiment beschikbaar, zodat de afdelingen niet voor moeilijke keuzes staan (bijv. 30 verschillende soorten schoonmaaklijnen). Er wordt niet ingeboet aan kwaliteit van de producten.
- Zorg ontzorgen, door de levering in rolcontainers op afdelingsniveau. Dit scheelt ontzettend veel tijd en sjouwwerk.
- Schaalvoordelen, doordat een groter aantal producten bij dezelfde leverancier wordt gekocht.
- Financiële besparing, eenmalig leveringskosten i.p.v. 3 keer. De logistieke bewegingen worden verminderd en zo draagt Warande haar steentje bij aan duurzaamheid.
- Vermindering administratieve last, factuur wordt automatisch betaald door XML-facturatie.
Naast de voordelen die beschreven zijn, vinden wij het ook mooi om te zien hoe de verschillende afdelingen binnen Warande hebben samengewerkt in dit traject. Er is gebruikt gemaakt van elkaars kennis om tot de beste oplossing te komen.