Ter illustratie een voorbeeld: een facilitaire afdeling wil graag een nieuwe app implementeren voor de samenwerking met de cateraar. Ze gaan over tot het aanschaffen van de nieuwe software voor de app. Zonder vooraf overleg en afstemming, horen de facilitaire medewerkers tijdens de implementatie verschillende problemen:
- ICT-afdeling: “We kunnen de software niet gebruiken, want het is niet mogelijk de app te installeren op onze hardware.”
- Manager keuken: “Wij kunnen de app niet gebruiken want het eten moet geportioneerd afgeleverd worden. Deze bestellingen zijn niet mogelijk via de app.”
- Crediteurenafdeling: “Door die app krijgen wij ineens 10 keer zoveel facturen.”
- Medewerkers keuken: “Wij willen de app niet gebruiken, de oude manier van bestellen is veel fijner.”
Het gevolg is dat de app niet gebruikt wordt en de kosten voor de software komende jaren betaald moeten worden. De tijd en energie voor het juiste implementeren zal aanzienlijk stijgen. Het is dus belangrijk om een grote vertegenwoordiging van de organisatie te betrekken in een dergelijk inkooptraject.
De voordelen door de grote vertegenwoordiging zijn:
- Het plan van eisen secuur en volledig worden opstellen.
- Duidelijkheid over ‘must haves’ en de ‘nice to haves’.
- Juiste vragen stellen tijdens de leveranciers presentaties.
- Extra draagvlak voor de implementatie en de overgang naar de nieuwe leverancier.
- Alle neuzen staan dezelfde kant op.
Meer lezen over onze werkzaamheden of interessante ontwikkelingen? Schrijf je in voor onze nieuwsbrief of volg ons op Linkedin.