Het uitvragen van schoonmaakdienstverlening is tegenwoordig een hele onderneming, want er is een enorm gebrek aan personeel waardoor de dienstverlening steeds vaker in gebreke blijft en veel partijen geen (nieuwe) klanten kunnen bedienen. Bij Buro ZP ervaren we dit aan den lijve en omdat dit zo’n impact heeft op onze klanten, willen we het met dit artikel even onder de aandacht brengen.
Aanleiding
Voor een van onze klanten hebben wij onlangs versneld een schoonmaakaanbesteding op moeten starten. Dit betreft SDW, dit is een organisatie die mensen met een beperking of een ontwikkelingsachterstand ondersteunen. Zij helpen hen op het vlak van wonen, leren, leven en werken, dit doen zij vanuit Roosendaal.
De huidige dienstverlener kon de dienstverlening niet volgens afspraken realiseren en heeft – nadat diverse gesprekken niet tot verbeteringen hebben geleid – de dienstverlening per 30 november 2022 opgezegd. Reden hiervoor was dat de dienstverlener te weinig personeel beschikbaar heeft.
Dit gaf SDW drie maanden de tijd een nieuwe schoonmaakpartij te vinden.
Het Traject
Facilitair en Inkoop waren met dit traject al in voorbereidende fase en zodoende was er al een opzet PVE (Programma van Eisen) opgesteld. Het PVE is versneld compleet gemaakt, partijen zijn geselecteerd en benaderd en de uitvraag is verstuurd naar vier partijen. Van drie partijen ontvingen wij een bericht dat zij niet inschrijven, gezien de korte doorlooptijd van dit traject en andere reeds lopende uitvragen. Er bleef één partij over (Partij X), die uitstel vroeg en daarnaast eerst een gesprek wilde met Facilitair en Inkoop om te bepalen of ze een offerte zouden indienen. Na een toelichting was deze partij toch bereid een offerte uit te brengen.
De werkgroep wil uiteraard minimaal twee offertes om een vergelijk te kunnen maken en op ons advies is partij Y – waar wij goede ervaringen mee hebben – benaderd om versneld een offerte uit te brengen.
Aanbiedingen
Partij X heeft een offerte uitgebracht, echter hebben zij niet voldaan aan de gevraagde manier van indienen van een offerte. Zo heeft partij X geen akkoord gegeven op de gestelde eisen en het prijzenblad is niet ingevuld op het door onze klant aangeleverd format. De offerte was bovendien maar vijftien dagen geldig i.p.v. de gevraagde vier maanden.
Partij Y heeft de uitvraag kritisch bekeken en heeft zich zeer professioneel opgesteld, een goede presentatie over de offerte verzorgd en bovenal erg snel geschakeld tijdens het traject. Na de toelichting op de offerte op 20 oktober, ontvingen we een aangepast voorstel op 21 oktober.
De offerte van Partij Y komt bovendien uit op een lager bedrag dan de huidige kosten.
Conclusie / Advies
Van de vijf benaderde partijen hebben twee partijen een offerte uitgebracht en op basis van het uitvraag traject dat heeft plaatsgevonden, luidt het advies een samenwerking aan te gaan met Partij Y.
Er zullen gezamenlijk KPI’ s afgesproken moeten worden om de samenwerking goed te kunnen monitoren. Als Buro ZP zijn wij blij dat wij SDW hebben kunnen helpen met een acuut probleem, want zonder schoonmaakleverancier zitten is natuurlijk nooit een optie. Daarnaast vallen de kosten ook nog eens lager uit dan voorheen. Maar deze case toont wel aan dat het niet vanzelfsprekend meer is dat er veel partijen (kunnen) deelnemen aan een schoonmaakaanbesteding en dat zal door het grote tekort aan schoonmaakpersoneel op korte termijn zeker niet verbeteren helaas.